El software para sincronizar archivos es una plataforma en la que múltiples usuarios de diferentes ubicaciones pueden colaborar, compartir y editar archivos simultáneamente. La aplicación sincroniza los cambios realizados por un usuario en un documento en todas sus versiones disponibles. Así se garantiza que todos cuentan con la versión más reciente del archivo; los datos están siempre actualizados para todos los miembros del equipo, sin importar desde dónde accedan.

Ventajas del software para sincronizar archivos

En muchas empresas se usan los teléfonos móviles para trabajar. Las aplicaciones basadas en la nube y la accesibilidad mediante navegador impulsan esta tendencia aún más. Por ello, el software para sincronizar archivos es un requisito clave para las empresas, ya que mejora la colaboración al permitir que los usuarios accedan a los archivos en cualquier momento y lugar. También permite compartir archivos en la nube de forma segura.

Este software ofrece distintas ventajas:

• Mejorar la colaboración entre equipos: el correo electrónico es la vía preferida de intercambio de archivos en las organizaciones. Pero este sistema se ve limitado, tanto en el tamaño de los archivos adjuntos como en la capacidad de sincronización en tiempo real. Por el contrario, el software para sincronizar archivos facilita el intercambio de archivos y carpetas de cualquier tamaño entre usuarios dentro y fuera de la organización. Este software ofrece la libertad de compartir archivos de distintas maneras, por ejemplo, adjuntando los archivos directamente o compartiendo enlaces.
• Acceder a la información más actualizada: con el software para sincronizar archivos, todos los usuarios cuentan con la versión más reciente de los mismos, independientemente de su ubicación. Cualquier modificación realizada se actualiza al instante para todo el equipo. También es posible recuperar la versión anterior del archivo en caso de que no se acepten los cambios.

Funciones comunes del software para sincronizar archivos

• Realizar copias de seguridad y recuperaciones: crear múltiples copias de seguridad de archivos y carpetas y recuperar los archivos perdidos o eliminados.
• Sincronizar contenido en tiempo real: supervisar los cambios en archivos y carpetas y sincronizar todas las versiones en tiempo real.
• Cifrar contenido: cifrar los datos, tanto en reposo como en tránsito, para proteger y salvaguardar la información.
• Programar la sincronización: programar la sincronización para que se lleve a cabo en horas y fechas determinadas.
• Crear pistas de auditoría: mantener un registro secuencial de todos los cambios realizados en los archivos y carpetas, con datos como cambios realizados, nombre, fecha y hora.

Consideraciones a la hora de comprar software para sincronizar archivos

• Estándares de datos de seguridad: una vez instalado, el software para sincronizar archivos puede usarse con archivos de todo tipo (documentos, imágenes, contratos o acuerdos) que se pueden compartir interna y externamente. Antes de comprar una solución, evalúa detenidamente sus estándares de seguridad y los del proveedor del servicio. Asegúrate de que el software cifra los datos tanto en tránsito como en reposo, especialmente si los archivos no se almacenan en tu propio servidor. También es recomendable que compruebes las medidas de seguridad adicionales, como la autenticación de múltiples factores o el inicio de sesión único.
• Capacidad de eliminar datos de manera remota: los empleados que abandonan la empresa o pierden equipos de oficina (como portátiles o teléfonos móviles) suponen un riesgo de robo o mal uso de los datos empresariales. Es recomendable que elijas una solución con capacidades de borrado remoto para poder eliminar los archivos sensibles de los dispositivos de los empleados.
• Cumplimiento: toda empresa debe satisfacer distintos estándares del sector. Estos dependerán del tipo de operaciones empresariales, la legislación del sector, la región donde se opera y las normativas de seguridad de datos. Si debes enviar archivos por Internet, es necesario que el software para sincronizar archivos elegido cumpla con las normativas regulatorias pertinentes para tu organización.

Tendencias relevantes en software para sincronizar archivos

• La inteligencia artificial (IA) mejorará la indexación y la búsqueda: lo peor de los repositorios compartidos es que pueden desorganizarse muy pronto si los empleados no eliminan las versiones o archivos antiguos con la frecuencia deseada. Para resolver este problema, ciertos proveedores (como Google y Box) están añadiendo capacidades de IA. La IA de Google ayudará a encontrar los archivos que busca el usuario y ofrecerá sugerencias para eliminar aquellas versiones a las que no se haya accedido tras un plazo de tiempo específico. La herramienta aprenderá de las acciones del usuario, ofrecerá recomendaciones de archivos e indicará aquellos compañeros con los que el usuario puede querer colaborar. Cuando todas estas innovaciones den sus frutos, más proveedores comenzarán a añadir IA a sus herramientas.
• La seguridad de los datos puede ser el factor decisivo para las pequeñas empresas: la mayoría de las aplicaciones se implementan en la nube y los datos se almacenan en servidores remotos, por lo que las pequeñas empresas están cada vez más preocupadas por la seguridad de sus datos.