¿Qué es el software de gestión de contratos?

El software de gestión de contratos es un programa que permite a organizaciones de todo tipo y tamaño crear, almacenar y gestionar contratos a lo largo de todo su ciclo de vida. Estos sistemas te ayudan a elaborar contratos, definir términos y condiciones y supervisar hitos importantes. Una plataforma de gestión de contratos bien organizada permite a las empresas gestionar de manera eficiente sus relaciones con proveedores, distribuidores, empleados y clientes a medida que crece su negocio.

¿Cuáles son las ventajas del software de gestión de contratos?

Las ventajas del software de contratos son:

• Mejorar la productividad: elaborar contratos es una tarea pesada y laboriosa que requiere de edición y supervisión legal en todo momento. La mayoría de las empresas no tienen tiempo que perder; el software de gestión de contratos puede mejorar la eficiencia de este proceso con plantillas prediseñadas que se pueden adaptar fácilmente a las necesidades de la empresa. Estas funciones ahorran tiempo y esfuerzo, permitiendo a las empresas pasar más rápidamente a las fases de intercambio y firma.
• Almacenar de forma organizada: las empresas deben almacenar, gestionar y recuperar multitud de contratos. Si los procesos se realizan en papel, este trabajo puede resultar una auténtica pesadilla. El software de gestión de contratos facilita estas tareas almacenando los contratos en un repositorio digital organizado. Los usuarios pueden realizar búsquedas en este repositorio con unos pocos clics y filtrar los resultados por nombre, fecha, parte, región, valor de contrato y muchos otros criterios.
• Mitigar los riesgos: según Gartner, entre el 60 % y el 80 % de los acuerdos B2B se gestionan mediante contratos. El incumplimiento de un contrato o de un plazo no solo provoca pérdida de ingresos, sino que también daña la imagen de la marca. Otra investigación indica que una gestión de contratos ineficaz puede conducir a una pérdida de ingresos anual de hasta un 9.2 %; esta es una pérdida significativa, sea cual sea el tamaño de la empresa. Un sistema de gestión de contratos bien implementado ayuda a que todos los implicados cumplan con los términos y condiciones fijados y supervisa los principales hitos/plazos del contrato. Estos sistemas también pueden mitigar riesgos imprevistos, por ejemplo, alertando a los usuarios para que renueven el contrato antes de la fecha de caducidad con el fin de evitar la interrupción del servicio.

¿Cuáles son las funciones más comunes del software de gestión de contratos?

Las funciones más comunes del software de contratos son:

• Elaborar contratos: definir los términos y condiciones generales de los contratos.
• Gestionar documentos: gestionar los contratos y su documentación relacionada de manera organizada.
• Gestionar el flujo de trabajo: definir, asignar, ejecutar y supervisar las actividades de la empresa en un orden secuencial.
• Gestionar el ciclo de vida de los contratos: gestionar todos los flujos de trabajo que conforman el ciclo de vida de un contrato, desde la elaboración, negociación y firma hasta la caducidad o renovación.
• Supervisar la ejecución: controlar todos los hitos del contrato y comprobar que todos los términos y condiciones del mismo se han implementado/ejecutado adecuadamente.
• Buscar texto completo: buscar contratos, documentos relacionados y contenido en los mismos mediante cadenas de texto.

Consideraciones a la hora de comprar software de gestión de contratos

• Seguridad de los datos contractuales: los contratos son un activo vital para cualquier empresa, por lo que su seguridad y protección son fundamentales. La mayoría de los software de gestión de contratos del mercado se implementan en la nube, por lo que deberás evaluar cuidadosamente los estándares de seguridad de los proveedores de software y de las soluciones que elijas. Comprueba que el software cumple con los estándares relevantes y específicos de tu sector y asegúrate de que el proveedor respalda sus servicios en la nube con copias de seguridad y servicios de recuperación.
• Capacidades de búsqueda de texto completo y niveles de creación de informes: las soluciones de gestión de contratos avanzadas deben ser capaces de buscar no solo contratos y documentos relacionados, sino también contenido en dichos documentos mediante consultas de texto. Busca una solución capaz de analizar los datos del contrato y presentar la información relevante en un panel de analíticas que no solo muestre los principales términos del contrato, sino que también pueda seguir los plazos e hitos críticos. Idealmente, el sistema debería notificar a los usuarios en caso de encontrar alguna anomalía en la ejecución del contrato.

Tendencias relevantes en software de gestión de contratos

• La inteligencia artificial y el aprendizaje automático mejorarán los contratos: los proveedores de software de gestión de contratos han comenzado a añadir a sus soluciones capacidades de inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático. La IA puede analizar las condiciones generales del borrador y sugerir cláusulas y frases más inteligentes para crear contratos finales más sólidos. La IA también puede ayudar a mejorar las capacidades de búsqueda de contratos y datos contractuales cuando es necesario buscar en una base de datos de miles de contratos.
• Los contratos son más complejos que nunca: las empresas se expanden hacia nuevas geografías, rompiendo las antiguas tradiciones empresariales y yendo mucho más allá para cerrar acuerdos. Esto ha aumentado la demanda de contratos más personalizados, con diversos modelos de contratación y opciones de licencia. Es de esperar que esta tendencia de ir más allá de los modelos de contrato tradicionales siga en aumento.