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Software de gestión documental

El sistema de gestión documental automatiza el proceso de gestión de documentos, desde la creación hasta el almacenamiento de archivos, en toda la empresa, aumentando la eficiencia y reduciendo el coste y el desorden de mantener registros en papel. El software gestor documental ofrece soluciones para una amplia gama de necesidades de documentación, desde elementos de baja especificidad y gran volumen, como formularios estándar, hasta elementos de bajo volumen y muy específicos, como correspondencia personal. Algunas de las funcionalidades que podemos encontrar en los software de gestión documental son el uso compartido de archivos y las herramientas de colaboración, el control de versiones y accesos, y la clasificación y captura de documentos. El sistema de gestión documental está relacionado con categorías de software como el software de gestión de activos informáticos digitales, los programas para compartir archivos, y el software para gestión de conocimiento.

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Docxpresso es un paquete de software que simplifica enormemente la generación de documentos dinámicos en un servidor web. Descubre más sobre Docxpresso
Docxpresso es un paquete de software que simplifica enormemente la generación de documentos dinámicos en un servidor web. Descubre más sobre Docxpresso

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Guarda y clasifica correos electrónicos directamente desde Outlook 365 hasta SharePoint y Teams. Descubre más sobre Email Manager for Microsoft 365
Este software facilita la captura de correos electrónicos y la colaboración. Redefine la captura y el intercambio de registros y conocimiento en la nueva era de la movilidad de Microsoft 365 (anteriormente Office 365). Guarda los correos electrónicos y archivos adjuntos de Outlook en la versión de Microsoft 365 de SharePoint y Microsoft Teams desde cualquier dispositivo. Comparte enlaces a archivos con compañeros y archiva múltiples correos electrónicos y archivos adjuntos a la vez en estas plataformas de colaboración. Aprovecha la potencia de las funciones avanzadas de gestión de datos de Microsoft colocando etiquetas a tu contenido. Descubre más sobre Email Manager for Microsoft 365

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Solución basada en la nube para archivado, análisis e indexación de archivos. Archiva en tu propio almacenamiento en la nube. Descubre más sobre ComplyKEY SISCIN
SISCIN FileArchiver es una solución de análisis, archivado e indexación de archivos basada en la nube. Es un único panel de control que ofrece una visibilidad completa de todos los datos del servidor de archivos. SISCIN lleva un inventario del servidor de archivos y te presenta informes que muestran los archivos más grandes, los más antiguos, los duplicados y mucho más. La solución también puede automatizar el proceso de mover los archivos antiguos o de poco acceso a tu propio almacenamiento en la nube, facilitando además que los usuarios puedan recuperarlos rápidamente mediante accesos directos. Descubre más sobre ComplyKEY SISCIN

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Solución de gestión de contenido de ingeniería que permite una gestión flexible de revisiones y soporte de flujo de trabajo para proyectos y documentos sueltos. Descubre más sobre Meridian
Solución de gestión de contenido de ingeniería que permite una gestión flexible de revisiones y soporte de flujo de trabajo para proyectos y documentos sueltos. Descubre más sobre Meridian

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Saca adelante el trabajo de ingeniería de servicio externo y fabricación a la primera con instrucciones de trabajo digitales, listas de verificación y SOP (procedimientos operativos estándares, por sus siglas en inglés). Descubre más sobre SwipeGuide
Fomenta la excelencia del personal a través del trabajo estándar digital. La plataforma y las aplicaciones de SwipeGuide permiten a los fabricantes del sector de alimentos y bebidas mejorar el rendimiento y el conocimiento operativo entre sitios, líneas y equipos. Sus clientes (entre los que se cuentan Heineken, PepsiCo, Orkla y Coca-Cola) mejoran la iniciativa de realización correcta al primer intento (más del 26 %) al tiempo que mejoran la retención del conocimiento en un 25 %. El trabajo estandarizado digital impulsa la excelencia operativa. SwipeGuide te lo facilita. Descubre más sobre SwipeGuide

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ShareGate es una eficiente solución de administración de Microsoft 365 lista para usar. Descubre más sobre ShareGate
Desde grandes migraciones hasta operativas cotidianas de Teams y SharePoint. ShareGate es una eficiente solución de administración de Microsoft 365 lista para usar. Con la confianza de más de 75 000 administradores de TI, ShareGate convierte Microsoft 365 en el entorno colaborativo y seguro que debería ser. Comienza a limpiar usuarios en cuestión de minutos, crea tu estrategia de gestión centrándote en las buenas prácticas y automatiza el autoservicio con procesos sencillos para los usuarios. Descubre más sobre ShareGate

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Aplicación basada en la web diseñada para almacenar, crear y editar hojas de cálculo y documentos en línea. Hay plantillas, gráficos y comentarios disponibles.
Aplicación basada en la web diseñada para almacenar, crear y editar hojas de cálculo y documentos en línea. Hay plantillas, gráficos y comentarios disponibles. Descubre más sobre Google Docs

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Sistema de intercambio de archivos que te permite transferir contactos, fotos, videos y eventos del calendario.
Google Drive es un servicio de almacenamiento y sincronización de archivos desarrollado por Google. Lanzado el 24 de abril de 2012, Google Drive permite a los usuarios almacenar archivos en los servidores propios, sincronizar archivos entre dispositivos y compartir archivos. Descubre más sobre Google Drive

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Dropbox Business es la solución segura de almacenamiento y uso compartido de archivos que los empleados adoran y en la que confían los administradores de TI. Comienza gratis hoy mismo.
Dropbox Business es un espacio de trabajo central que ayuda a los equipos a mantenerse organizados y favorece un trabajo fluido. Todo el contenido del equipo está en un solo lugar, lo que facilita la colaboración y el enfoque en el trabajo importante. Dropbox Business cuenta con la confianza de más de 300 000 equipos de negocios en todo el mundo y de más del 50 % del Fortune 500 gracias a sus funciones de sincronización de archivos, colaboración, administración y seguridad líderes en el sector que crecen junto con los equipos. Descubre más sobre Dropbox Business

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Paquete de productos de colaboración para equipos y pequeñas empresas. Conferencias en la web, intercambio de archivos y programación en la nube.
Paquete de productos de colaboración para equipos y pequeñas empresas. Conferencias en la web, intercambio de archivos y programación en la nube. Descubre más sobre Google Workspace

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Un conjunto integrado de aplicaciones incluye correo electrónico, calendario y libreta de direcciones a las que se accede a través de Internet en horario ininterrumpido.
Un conjunto integrado de aplicaciones incluye correo electrónico, calendario y libreta de direcciones a las que se accede a través de Internet en horario ininterrumpido. Descubre más sobre Microsoft 365

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Software de intercambio de archivos basado en la web que te permite tener acceso y compartir archivos y fotos en PC, Mac, Android e iOS.
Software de intercambio de archivos basado en la web que te permite tener acceso y compartir archivos y fotos en PC, Mac, Android e iOS. Descubre más sobre OneDrive

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DocuSign está cambiando la forma en que se hacen los negocios al permitir que cualquier persona realice transacciones en cualquier momento, en cualquier lugar, en cualquier dispositivo con confianza.
DocuSign está cambiando la forma en que se realizan las actividades al permitir que más de 250 000 empresas y más de 100 millones de usuarios en 188 países envíen, firmen y gestionen acuerdos en cualquier momento, en cualquier lugar, en cualquier dispositivo con confianza. DocuSign reemplaza la impresión, el envío de faxes, el escaneo y los documentos impresos durante la noche a la hora de realizar transacciones comerciales. Su tecnología permite a las organizaciones de todos los tamaños, sectores y lugares hacer que cada acuerdo sea completamente digital para que la vida y los negocios sigan avanzando. Descubre más sobre DocuSign

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Administra el ciclo de vida del contenido con programas de retención flexibles, preservación para el descubrimiento defendible y administración de la eliminación.
Actualiza tu estrategia de gestión de la información mediante la gestión del ciclo de vida in situ que tu organización necesita para reducir el riesgo, pero sin afectar la productividad. Agiliza la forma en que administras el ciclo de vida del contenido que impulsa los procesos de negocios gracias a programas de retención flexibles, preservación para el descubrimiento defendible y gestión de la eliminación. Descubre más sobre Box

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Visualización y uso compartido de aplicaciones y escritorio, herramientas de anotación, mensajería instantánea, diapositivas web y pizarras.
Visualización y uso compartido de aplicaciones y escritorio, herramientas de anotación, mensajería instantánea, diapositivas web y pizarras. Descubre más sobre Microsoft SharePoint

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monday.com Work OS permite crear, centralizar, realizar un seguimiento y automatizar fácilmente todos los procesos de documentos de tu organización.
Con monday.com Work OS puedes crear, almacenar y administrar todos los documentos y formularios en un solo lugar. Automatiza la creación y las aprobaciones de documentos para aumentar la eficiencia y minimizar los errores, compartir y colaborar en documentos en tiempo real y maximizar la seguridad al centralizar todo en un solo lugar. Realiza un seguimiento y revisa ediciones anteriores a través de la búsqueda de documentos. Estandariza los procesos de documentos para mantener a tu equipo en sintonía. monday permite una gestión de documentos más eficiente y en un espacio de trabajo colaborativo. Descubre más sobre monday.com

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Confluence puede ser tu única fuente de información veraz. Utiliza esta herramienta para almacenar y compartir información de manera eficiente en toda tu organización.
Las organizaciones usan cada vez más recursos digitales. Se acabaron los días en que los documentos importantes se guardaban en papel. Únete al movimiento digital haciendo que Confluence sea tu única herramienta de software de gestión documental. Aumenta tu eficiencia al crear una única fuente de información veraz y distribuir información importante en toda la organización con un solo clic. Descubre más sobre Confluence

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Wrike es un software de colaboración usado para gestionar documentos con revisión visual, colaboración en tiempo real y tablas Kanban.
Wrike es un software de gestión del trabajo usado por más de 20 000 empresas. Optimiza la gestión de documentos con almacenamiento de archivos contextual y en la nube. Comparte documentos con tareas y formularios, acorta ciclos de aprobación con revisiones visuales y etiqueta rápido a tus compañeros para cualquier archivo. Agiliza entregas con más de 400 integraciones de Wrike, incluido otro software de gestión de documentos. Acceso rápido a documentos, actualizaciones y debates sobre tareas. Descubre más sobre Wrike

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Aplicación que te permite crear, editar y ver cualquier documento de Microsoft Word, hoja de cálculo de Excel y archivo de Powerpoint.
Aplicación que te permite crear, editar y ver cualquier documento de Microsoft Word, hoja de cálculo de Excel y archivo de Powerpoint. Descubre más sobre LibreOffice

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BIM 360 es la herramienta perfecta para los gestores de proyectos, de campo y BIM para acelerar la entrega, ahorrar dinero y reducir el riesgo.

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Solución de gestión de proyectos local y basada en la nube que permite a empresas de todos los tamaños gestionar notas, tareas, proyectos, bases de datos y más.
Solución de gestión de proyectos local y basada en la nube que permite a empresas de todos los tamaños gestionar notas, tareas, proyectos, bases de datos y más. Descubre más sobre Notion

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Microsoft Word, el procesador de texto más popular del mundo.
Microsoft Word es un procesador de texto que permite crear documentos impresionantes y mejorar la escritura con funciones inteligentes integradas. Descubre más sobre Microsoft Word

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Jotform, el generador de formularios más fácil, ayuda a crear formularios en línea y recopilar datos, todo ello sin necesidad de escribir una sola línea de código.
Jotform, el generador de formularios más fácil, te ayuda a crear formularios en línea. Jotform Cards es una de las 2 opciones disponibles en Jotform, una herramienta de creación de formularios en línea. Mientras que los formularios clásicos presentan preguntas, todas en una página, los formularios creados con las tarjetas JotForm formulan preguntas de una en una. Jotform Cards está optimizado para aumentar las conversiones y está diseñado para mantener la atención de los clientes con funciones dinámicas e interactivas, que incluyen controles deslizantes de emojis, barras de progreso, microanimaciones entre otros. Descubre más sobre Jotform

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Solución incorporada de intercambio de archivos disponible en todos los dispositivos Apple. Todos los archivos, fotos, notas y mensajes se almacenan en un solo lugar.
Solución incorporada de intercambio de archivos disponible en todos los dispositivos Apple. Todos los archivos, fotos, notas y mensajes se almacenan en un solo lugar. Permite acceder a todos los archivos desde múltiples dispositivos con iCloud Drive y protege los datos con copias de seguridad automáticas. Descubre más sobre iCloud

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Aplicación gratuita para administrar archivos PDF, solos o en bloque, en la web. Combina, comprime, divide y convierte archivos PDF en cuestión de segundos.
Aplicación gratuita para administrar archivos PDF, solos o en bloque, en la web. iLovePDF ofrece un conjunto de herramientas para fusionar, comprimir, dividir, convertir, agregar marcas de agua y desbloquear archivos PDF en cuestión de segundos. iLovePDF también convierte desde/a los principales formatos de Office, como Power Point, Excel y Word. Descubre más sobre iLovePDF

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Guía de Compra de Software de gestión documental

¿Qué es el software de gestión documental?

El software de gestión documental te ayuda a crear, almacenar y compartir documentos, desde formularios y contratos estándar hasta correspondencia individual. Estas aplicaciones incluyen funciones como captura de imágenes, búsqueda de documentos y gestión de accesos que permiten a los usuarios consultar fácilmente los documentos de su empresa.

¿Cuáles son las ventajas del software de gestión documental?

Las soluciones de gestión documental ayudan a la transformación digital de tu empresa eliminando la necesidad de gestionar manualmente documentos administrativos.

A continuación se presentan algunas de las ventajas que ofrecen las soluciones de gestión documental:

  • Acceder a los documentos en cualquier momento y lugar
  • Colaborar mediante el intercambio de archivos
  • Proteger los documentos vitales de la empresa ante accesos no autorizados, cibercrimen, ransomware y desastres naturales
  • Reducir los costes relacionados con el almacenamiento de documentos físicos

¿Cuáles son las funciones más comunes del software de gestión documental?

  • Captura de documentos: aprovechar la tecnología de captura de imágenes para digitalizar documentos impresos. Las plataformas más avanzadas ofrecen reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y funciones de búsqueda.
  • Almacenamiento de documentos: almacenar, acceder, compartir y editar documentos en una plataforma común.
  • Búsqueda en texto completo: encontrar archivos y documentos relevantes introduciendo palabras clave en un campo de búsqueda.
  • Control de accesos/permisos: gestionar los permisos de acceso a documentos para personas o grupos específicos y controlar quién puede ver y/o editar los documentos.
  • Herramientas de colaboración: compartir documentos con personas o grupos y permitir que los editen y añadan comentarios.
  • Archivo de documentos: crear un repositorio centralizado en el que almacenar datos confidenciales y archivados para su referencia futura.

¿Qué consideraciones hay que tener a la hora de comprar software de gestión documental?

  • Capacidades de integración: para usar de manera óptima una solución de gestión documental, los usuarios deben integrarla con otros sistemas clave para el negocio como los de contabilidad, gestión de relaciones con los clientes (CRM) o Recursos Humanos. Estas integraciones te ayudarán a aprovechar todas las capacidades de almacenamiento e intercambio de documentos de tu sistema de gestión documental. Además, podrás realizar búsquedas de texto en la documentación de toda la empresa. Al integrar un software de gestión documental con, por ejemplo, una solución de contabilidad, los usuarios pueden indexar y almacenar documentos financieros y contables para acceder a ellos fácilmente cuando se realicen auditorías internas o externas.
  • Seguridad de los datos: las pequeñas empresas se enfrentan a amenazas de seguridad de datos externas (como filtraciones y hackeos) e internas (como robo de datos por parte de empleados). Un sistema de gestión documental es el que almacena todos los documentos importantes de la empresa, por lo que es más susceptible a recibir ataques de este tipo. Para evitar por completo la pérdida de datos, asegúrate de que el sistema de gestión documental que elijas esté equipado con los últimos protocolos y metodologías de seguridad, como cifrado avanzado estándar (AES) de 256 bits y cifrado SSL/TLS (capa de sockets seguros/seguridad en capas de transporte).
  • Escaneado e imagen de documentos: el escaneado y creación de imágenes de documentos permite escanear documentos en papel y clasificarlos mediante palabras clave. El almacenamiento digital y una correcta clasificación facilitan a los usuarios la búsqueda de documentos. Algunos productos también ofrecen funciones de OCR, que convierte los documentos manuscritos en formatos digitales. Aquellos compradores que trabajen con muchos documentos físicos deberían preseleccionar productos que incluyan esta función.

¿Cuáles son las tendencias relevantes en software de gestión documental?

  • Las empresas buscan integrar estrechamente su software de gestión de proyectos y su software de gestión documental: la colaboración suele abarcar a distintos equipos dentro de una misma empresa. Para mejorar la eficiencia operativa, las empresas están adoptando herramientas unificadas que ahorran tiempo y esfuerzo a los usuarios. Por ello, cada vez más empresas buscan integrar su solución de gestión de proyectos con el software de gestión documental para que los usuarios puedan compartir documentos mientras trabajan en un proyecto.
  • El futuro de la gestión de documentos es móvil: el uso de dispositivos móviles va en aumento, así que las pequeñas empresas priorizan las capacidades móviles. Cabe esperar que los proveedores ofrezcan cada vez más servicios móviles, como interfaces adaptables, aplicaciones móviles y portales de cliente.