¿Qué son los sistemas de seguimiento de candidatos?

En el mercado laboral actual, altamente competitivo, los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) permiten a los reclutadores agilizar todo el proceso de gestión de candidaturas. Este software ofrece a los reclutadores una base de datos bien organizada con información de candidatos y puestos de trabajo. También ayuda a recopilar información de los candidatos y filtrarla según las habilidades y los requisitos del puesto.

La interfaz de los ATS permite a los reclutadores gestionar todas las ofertas de empleo y vacantes abiertas en la organización. Asimismo, ayuda a gestionar tareas como el seguimiento de candidatos, la valoración de candidatos, la creación de perfiles de candidatos y el análisis de currículums.

Ventajas de los sistemas de seguimiento de candidatos

Los ATS son esenciales para automatizar el proceso de filtrado de candidaturas según los requisitos del trabajo. Este software ayuda en las siguientes tareas:

• Automatizar y agilizar el proceso de reclutamiento: para llevar a cabo un proceso de reclutamiento eficaz, es fundamental seleccionar a los candidatos adecuados de entre un amplio conjunto. Las herramientas de seguimiento de candidatos modernas mejoran la experiencia de los reclutadores automatizando las tareas más laboriosas, como la selección de currículums, el contacto con los candidatos y el seguimiento tras la selección. El software consolida toda la información en una única base de datos para facilitar el trabajo a los reclutadores.
• Aumentar la eficiencia de RR. HH.: el reclutamiento es un proceso largo y compuesto por múltiples etapas, desde publicar una oferta de empleo hasta encontrar y contratar a los candidatos adecuados. Este software permite publicar ofertas en múltiples portales de empleo con un solo clic, por lo que los reclutadores y las agencias de contratación pueden ampliar su búsqueda de candidatos fácilmente y realizar contrataciones más rápido. El 86 % de los profesionales de reclutamiento afirman que el uso de sistemas ATS ayuda a agilizar el proceso de contratación.
• Reducir el coste de contratación: aunque es posible obtener candidatos de múltiples fuentes, necesitas contratar al mejor talento en el mínimo tiempo. Los ATS muestran las tasas de éxito de las distintas fuentes, por lo que sabrás si merece la pena gastar dinero en portales de empleo o, por el contrario, impulsar el proceso de referencias. Esto reduce drásticamente los costes y plazos de reclutamiento.
• Mejorar la calidad de las contrataciones: los sistemas de seguimiento de candidatos seleccionan candidatos según los requisitos deseados. Los reclutadores tienen a su disposición una base de datos de candidatos con talento que facilita una rápida contratación en el futuro. Al automatizar las tareas administrativas, los reclutadores pueden comunicarse de manera eficaz con los candidatos, acelerando así los procesos de contratación e incorporación de los nuevos empleados.

Funciones comunes de los sistemas de seguimiento de candidatos

A continuación se incluyen algunas de las funciones más comunes de los sistemas de seguimiento de candidatos:

• Realizar un seguimiento de los candidatos: supervisar el progreso de los candidatos a lo largo del proceso de contratación. Registrar las interacciones, notas y etapas de desarrollo de cada candidato.
• Crear perfiles de candidatos: crear, gestionar y registrar la información y datos de los candidatos en una base de datos con capacidad de búsqueda.
• Buscar currículums: gestionar los currículums de los candidatos y buscar currículums almacenados en la base de datos.
• Programar entrevistas: sincronizar los calendarios con el software y programar entrevistas con los candidatos desde el calendario preferido.
• Analizar currículums: convertir los distintos formatos de currículum a un formato estándar para realizar comparaciones entre los candidatos y sus habilidades de forma sencilla.

Consideraciones a la hora de comprar sistemas de seguimiento de candidatos

Cuando selecciones una herramienta de seguimiento de candidatos, ten en cuenta los siguientes factores:

• Coste total del software: ciertos proveedores ofrecen contratos anuales, otros cobran según la cantidad de usuarios y otros ofrecen suscripciones mensuales. El proveedor también puede cobrar por cada usuario u oferta publicada. Asegúrate de comprender la estructura de precios del proveedor y los costes asociados al software (por ejemplo, costes de formación, de creación de informes, de asistencia al cliente o de incorporación).
• Facilidad de implementación y capacidades de integración: el ATS que elijas debe ser capaz de gestionar grandes volúmenes de datos almacenados. También debería poder transferir los datos a un nuevo sistema o importarlos fácilmente desde otra base de datos. Para facilitar los procesos de incorporación y nóminas, quizá necesites integrar el ATS con tu software de RR. HH. Esta función es fundamental para muchas empresas que gestionan el reclutamiento de manera interna. Comprueba las integraciones que ofrece el proveedor (como correo electrónico, bases de datos, calendarios, etc.), la asistencia para la implementación y la formación tras la instalación.

Tendencias relevantes en sistemas de seguimiento de candidatos

• El reclutamiento por redes sociales crece cada vez más: millones de personas, especialmente los millennials, pasan horas al día en las redes sociales. Las empresas pueden aprovechar esta tendencia para aumentar su visibilidad y conocimiento de marca. El 94 % de los reclutadores publican ofertas de trabajo e interactúan con los candidatos en las redes sociales. Puedes organizar sesiones de preguntas y respuestas en directo con los candidatos, aprovechar los hashtags de tendencias en Twitter, programar las publicaciones en redes sociales para lograr la máxima participación, crear páginas de LinkedIn, etc.
• La inteligencia artificial (IA) es la nueva herramienta fiable para los reclutadores: cada vez más, la IA ayuda a las empresas a aumentar su productividad y rendimiento. Puede ser muy útil para los reclutadores, ya que automatiza tareas como la selección de currículums y la incorporación. Además, los chatbots con IA pueden responder rápidamente a los candidatos, reduciendo así la carga de trabajo de los reclutadores. Los estudios prevén que la IA sustituirá aproximadamente el 16 % de los trabajos a lo largo de los próximos 10 años, por lo que será necesario remodelar por completo las actuales prácticas de reclutamiento.