Los programas de gestión de socios permiten a comunidades, asociaciones, clubes, organizaciones sin ánimo de lucro y otros organismos basados en socios almacenar y gestionar registros de sus miembros y supervisar la información en una base de datos organizada. El software también facilita que los socios se comuniquen entre sí, además de ofrecer funciones de renovación, gestión y promoción de eventos, intercambio de recursos y recaudación de cuotas.

Ventajas de los programas de gestión de socios

• Mejorar la experiencia del socio: los programas de gestión de socios aportan una mayor visibilidad de la organización. Estos pueden acceder a su información y actualizarla desde el portal de socios, ver actualizaciones en tiempo real sobre eventos o programas y comunicarse con administradores y con otros miembros.
• Automatizar los flujos de trabajo y reducir los errores en los datos: cuando las organizaciones crecen y su base de socios se amplía, las operaciones y procesos se vuelven cada vez más laboriosos y complicados. La introducción de datos diaria es una labor farragosa y propensa a errores. Las funciones de automatización del flujo de trabajo e introducción automática de datos que ofrecen los programas de gestión de socios ahorran tiempo agilizando estos procesos y evitando errores.
• Simplificar la administración: al compilar todos los datos de los socios en una sola base de datos, en lugar de tenerlos dispersos en distintas plataformas, es más fácil supervisar y gestionar sus perfiles. Las renovaciones automáticas de suscripción también ahorran tiempo en comparación con los métodos manuales.

Funciones comunes de los programas de gestión de socios

• Gestionar solicitudes: supervisar y administrar las solicitudes de socios potenciales y otorgar acceso a los nuevos socios.
• Renovar automáticamente: renovar las suscripciones automáticamente tras cada ciclo.
• Mantener una base de datos de socios: compilar, almacenar y editar toda la información de los socios.
• Procesar pagos: aceptar, registrar y conciliar transacciones financieras. Automatizar los recordatorios de pago y la generación de facturas.
• Ofrecer un portal para socios: otorgar acceso a los socios a un portal de autoservicio en el que pueden actualizar su información personal, comunicarse con la organización y con otros socios, realizar pagos y más.
• Crear un directorio de socios: compilar una lista de socios online o imprimible para su uso externo.
• Gestionar eventos: programar y gestionar la logística de actividades y eventos.

Consideraciones a la hora de comprar programas de gestión de socios

• Acceso móvil: los consumidores pasan más tiempo que nunca usando sus teléfonos móviles, por lo que ofrecer un portal accesible desde móviles puede ser una ventaja competitiva que destaque a la organización y ayude a aumentar la adquisición y retención de socios. Las aplicaciones móviles permiten a los socios comunicarse y ver las actualizaciones desde cualquier lugar. Si es una prioridad para tus miembros, asegúrate de seleccionar un producto que ofrezca acceso móvil.
• Escalabilidad y crecimiento: ten en cuenta los planes de crecimiento de tu organización cuando evalúes las distintas ofertas de software. La solución elegida debe ser capaz de crecer con tu organización y gestionar un mayor número de socios.
• Idoneidad y rentabilidad: en el mercado de gestión de socios existen multitud de opciones de software y todas ofrecen distintas funciones y modelos de precios. Es importante que selecciones un software que se adecue a tu presupuesto y requisitos organizativos. Conocer el tamaño de tu organización y la complejidad de sus necesidades de software e integración te permitirá tomar una decisión fundamentada. Según un estudio de Capterra, los usuarios que cambian de software lo hacen porque su solución actual es demasiado cara o carece de las funciones que necesitan. Si adquieres un software que satisfaga los requisitos de tu organización de manera rentable, no tendrás que volver a buscar otra solución dentro de un tiempo.

Tendencias relevantes en programas de gestión de socios

• La inteligencia artificial (IA) mejora la retención de los socios: la IA puede usarse para detectar patrones y tendencias que ayuden a la organización a identificar sus problemas de retención de socios. Por ejemplo, Silverbear ha colaborado con Microsoft en un marco que emplea IA para predecir la renovación de suscripciones y ofrecer información sobre las tendencias de retención de socios.