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Software para control de visitantes
Los productos de software para control de visitantes permiten a las organizaciones agilizar el proceso de registro de visitantes. Las empresas pueden recopilar datos precisos y comprobar fácilmente la información de los visitantes para mejorar la seguridad de empleados e instalaciones. El software para control de visitantes suele ofrecer escaneado de ID, registro previo, notificaciones por correo electrónico e impresión personalizable de credenciales de visitantes. El software para control de visitantes es perfecto para hospitales, propiedades corporativas y centros educativos y gubernamentales. El software para control de visitantes guarda relación con el software para clubes, el software de administración escolar y el software para instalaciones. Leer más Mostrar menos
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Guía de Compra de Software para control de visitantes
Tabla de contenido
¿Qué es el software para control de visitantes?
El software para control de visitantes permite a las organizaciones agilizar el proceso de registro de sus visitantes con funciones de escaneo de documentación, registro previo de visitas, credenciales personalizadas de visitante y notificaciones por correo electrónico. Las empresas pueden recopilar datos precisos y comprobar fácilmente la información de los visitantes para mantener la seguridad tanto de los empleados como de las instalaciones. Los sistemas para control de visitantes son especialmente útiles en hospitales, empresas de gestión de propiedades corporativas, centros escolares y edificios gubernamentales.
Ventajas del software para control de visitantes
- Agilizar el registro de visitantes: el software para control de visitantes agiliza el registro de grupos gracias a sus funciones de registro previo, escaneo en tiempo real y comprobación de identidad. Este software puede extraer directamente la información de documentación emitida por el Gobierno, como carnés de conducir, pasaportes o tarjetas sanitarias. La introducción automática de datos reduce los errores manuales y crea un registro electrónico para referencia futura.
- Reducir las tareas administrativas: los empleados de recepción evitan tener que realizar tareas triviales como la introducción de datos y la verificación de identidad. Con estas operaciones sin papel, el personal de recepción puede procesar las solicitudes rápidamente, obtener aprobaciones online y reducir el tiempo de espera de los visitantes. La información de los visitantes recurrentes puede recuperarse fácilmente de la base de datos del sistema para control de visitantes, lo que evita tener que repetir el proceso de registro.
Funciones comunes del software para control de visitantes
- Gestionar contactos: registrar y almacenar información de contacto de los visitantes como nombres, direcciones y números de teléfono en una base de datos centralizada.
- Gestionar registros: permitir que los visitantes se autorregistren. Registrar previamente a los visitantes y enviarles un código QR para evitar esperas.
- Supervisar a los visitantes: comprobar la hora de llegada y salida de los visitantes, el nombre de la persona a la que van a ver y el propósito de la visita. Generar informes para saber con exactitud cuántos visitantes se encuentran en las instalaciones en cada momento.
- Realizar autorregistros: permitir que los visitantes escaneen su documentación y emitir una credencial de visitante personalizada.
- Crear una lista de alerta: comprobar si los visitantes se encuentran en la "lista de alerta" y notificar al personal de seguridad de su presencia.
- Alertar/notificar: notificar a los anfitriones cuando lleguen sus visitas e informar a los empleados de eventos y tareas con notificaciones enviadas a todo el sistema.
Consideraciones a la hora de comprar sistemas para control de visitantes
- Integración con software y hardware de terceros: la integración con otros sistemas es un factor esencial que considerar antes de tomar una decisión de compra. Las soluciones para control de visitantes pueden funcionar junto con otras herramientas de software y hardware. La solución seleccionada debe poder integrarse con herramientas de hardware como impresoras, quioscos y escáneres de códigos de barras, así como con software como herramientas de verificación de identidad, sistemas de gestión de base de datos y soluciones analíticas. Revisa la infraestructura tecnológica y las necesidades de integración de tu empresa antes de seleccionar un sistema para control de visitantes.
- Funciones necesarias y presupuesto: el software para control de visitantes se encuentra disponible en una amplia gama de precios y modelos de suscripción. Algunas de estas variaciones dependen del tipo de implementación, de los requisitos de TI, del número de usuarios, etc. Evalúa las funciones que necesitas, los visitantes que recibe tu empresa diariamente, el número de ubicaciones y personal de las oficinas y las distintas opciones de implementación. Todas estas opciones influirán en el coste total de propiedad del software para control de visitantes.
Tendencias relevantes en software para control de visitantes
- La tecnología wearable transformará los sistemas para control de visitantes: la adopción de los wearables, cada vez más populares, reducirá la necesidad de registro de los visitantes, ya que será posible acceder a cierta información con ayuda de sensores y conectores de datos. Según un estudio de Capterra, más de la mitad de las pequeñas empresas planean adoptar tecnología wearable para 2020. El Magicband, de Disney, es uno de los casos de uso exitosos que ha permitido personalizar el control de visitantes con ayuda de escáneres RFID.